Algemene Leveringsvoorwaarden (v1.16)

algemene voorwaarden

De besloten vennootschap SoftStone International, gevestigd te 1441GP Purmerend aan Tramplein 1 te Purmerend, hierna te noemen “SoftStone” en de op het Opdrachtformulier – Overeenkomst vermelde rechtspersoon of natuurlijk persoon, hierna te noemen “Klant”, komen het daaropvolgende overeen:

1 definities

1.1 In deze overeenkomst worden de volgende begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan:
1.2 Algemene Voorwaarden: deze algemene voorwaarden als onderdeel van het Opdrachtformulier – Overeenkomst, hierna samen te benoemen als ‘Overeenkomst’.
1.3 Dienst: het beschikbaar stellen en houden van de Applicatie op de Server door SoftStone, voor de Klant als gedeelde generieke oplossing. De Dienst wordt niet specifiek voor een Klant onderhouden.
1.4 Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon, met wie SoftStone deze Overeenkomst is aangegaan en van wie de administratie wordt gevoerd in een (sub)administratie of Service Desk. Hierna te benoemen als ‘Klant’.
1.5 Tussenpersoon: een organisatie, rechtspersoon of natuurlijk persoon die namens een Klant een Service Desk beheert (de Supergebruikers rol vervult). Indien de Tussenpersoon ook eigen Gebruikers afneemt, wordt de Tussenpersoon in de Overeenkomst als Klant aangeduid.
1.6 Supergebruikers: een Eindgebruiker met Supergebruikers (beheers) rechten die door de Klant is benoemd tot beheerder van de omgeving van de Klant, door middel van een eigen inlogcode of de code van de Klant.
1.7 Eindgebruiker: de feitelijke (natuurlijk) persoon die van de Dienst gebruik maakt en is ingelogd als gebruiker van de Applicatie.
1.8 Service Desk gebruiker: een Eindgebruiker die gebruik maakt van een beperkte functionaliteit toegespitst op de dienstverlening via een Tussenpersoon. Het beheer, bepaling van rechten en de boekingen worden aan de Tussenpersoon overgelaten.
1.9 Gebruiker(s): alle feitelijke personen die gebruik maken van de Dienst, dus zowel Supergebruikers als Eindgebruikers.
1.10 Opdrachtformulier: het aan deze Algemene Voorwaarden gekoppelde Opdrachtformulier.
1.11 Applicatie: de online programmatuur van SoftStone, inclusief vernieuwde en/of verbeterde versies.
1.12 Server: een door of ten behoeve van SoftStone beheerde computer, of bij elkaar horende groep computers en aanverwante hardware, met daarop webserverprogrammatuur, de Applicatie, ondersteunende programmatuur of database-software, die bereikbaar is vanaf het Internet.
1.13 SLA: Service Level Agreement, waarin de kwaliteit en garanties van de Applicatie alsmede het beveiligingsniveau staan beschreven.

2 de Dienst

2.1 SoftStone zal de Klant gedurende de looptijd van deze Overeenkomst de Dienst verlenen. SoftStone zal de Klant daartoe binnen 3 werkdagen na inwerkingtreding van deze overeenkomst de URL van de Server verstrekken, alsmede een gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee kan de Supergebruiker, ten behoeve van Eindgebruikers, de Applicatie configureren en beheren.
2.2 De Klant mag de Dienst door de Gebruikers binnen of buiten de organisatie laten gebruiken voor de interne doeleinden van de organisatie. Alle individuele gebruikers dienen separaat als “gebruiker” in het systeem te zijn aangemaakt. Indien een tweede gebruiker met een al in gebruik zijnde combinatie tracht aan te loggen, zal de reeds in gebruik zijnde sessie automatisch beëindigd worden.
2.3 SoftStone zal de Dienst verlenen overeenkomstig de in de SLA opgenomen serviceniveaus. Indien SoftStone een bepaald, in de SLA beschreven serviceniveau niet haalt, regelt de SLA wat daarvan de gevolgen zijn. Voor zover de SLA beschikbaarheidpercentages noemt, worden die gemeten over een kalendermaand en worden vooraf geplande en in de SLA beschreven onderhoudsuren voor het bepalen van het percentage buiten beschouwing gelaten. Onder beschikbaarheid wordt begrepen dat de Server vanaf het Internet bereikbaar is op de aan de Klant verstrekte URL en dat de Applicatie daadwerkelijk aangeboden wordt op de Server. Onder beschikbaarheid wordt dus niet verstaan het bestaan van een werkende punt tot punt verbinding tussen de systemen van de Klant en de Server. SoftStone kan immers op de systemen bij de Klant en op de tussenliggende Internet-infrastructuur geen invloed uitoefenen.
2.4 SoftStone zal de in de SLA beschreven maatregelen nemen ter beveiliging van op de Server opgeslagen informatie. De informatie met betrekking tot deze maatregelen is voor de Klant beschikbaar. De Gebruikers worden geacht gebruik te maken van de beschikbare veiligheidsmiddelen, voor zover deze niet reeds worden afgedwongen.
2.5 SoftStone heeft het recht de Applicatie van tijd tot tijd aan te passen om de functionaliteit te verbeteren en om fouten te herstellen. SoftStone zal zich inspannen om eventuele fouten in de Applicatie op te lossen, maar kan niet garanderen dat alle fouten worden hersteld. Indien een aanpassing leidt tot een wijziging in de functionaliteit, zal SoftStone de Klant daarvan tenminste 24 uur vóór de wijziging op de hoogte stellen. Omdat de Dienst aan meerdere afnemers wordt geleverd, is het niet mogelijk om alleen voor een specifieke Klant van een bepaalde aanpassing af te zien. De gebruikersdocumentatie van de huidige versie van de Applicatie zal op de Server steeds in elektronische vorm beschikbaar zijn voor de Gebruikers. Gebruikers loggen altijd in op de meest recente versie van de Applicatie.

3 gebruik van de Dienst

3.1 De Gebruikers bepalen welke (financiële/administratieve) informatie met behulp van de Dienst wordt opgeslagen en/of uitgewisseld. SoftStone heeft geen kennis van die informatie. De Klant is er dan ook voor verantwoordelijk dat die informatie rechtmatig is en geen inbreuk maakt op rechten van derden. SoftStone aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de met behulp van de Dienst opgeslagen en/of uitgewisselde informatie. De Klant vrijwaart SoftStone voor aanspraken van derden die gebaseerd zijn op de stelling dat de door de Klant of Eindgebruikers met behulp van de Dienst opgeslagen en/of uitgewisselde informatie onrechtmatig is.
3.2 SoftStone is niet verantwoordelijk te houden voor de (financiële/administratieve) juistheid van de gegevens.
3.3 Mocht SoftStone blijken dat informatie die door Gebruikers met behulp van de Dienst heeft opgeslagen en/of uitgewisseld onrechtmatig is, dan zal zij prompt handelen om die informatie te verwijderen of de toegang daartoe onmogelijk te maken. In geen geval zal SoftStone aansprakelijk zijn voor schade die voortvloeit uit dat handelen. Ook is SoftStone niet aansprakelijk voor onrechtmatig handelen van de Klant of Gebruikers.
3.4 SoftStone, de Klant en Gebruikers zijn verplicht de door SoftStone verstrekte, of door Gebruikers aangemaakte, gebruikersnamen en wachtwoorden geheim te houden. SoftStone is niet aansprakelijk voor misbruik of verlies van gebruikersnamen en wachtwoorden door de Klant, en mag er vanuit gaan dat Gebruikers die zich aanmelden met de gebruikersnaam en het wachtwoord ook daadwerkelijk geautoriseerde Gebruikers zijn. Zodra de Klant weet of reden heeft te vermoeden dat gebruikersnamen en wachtwoorden in handen zijn gekomen van onbevoegden, dient SoftStone daarvan direct schriftelijk op de hoogte te worden gesteld.
3.5 Elke Eindgebruiker is in staat het eigen wachtwoord te wijzigen. De Supergebruiker is verplicht via het gebruikers-beheer af te dwingen dat Eindgebruikers minimaal elke twee (2) maanden het wachtwoord dienen te wijzigen.
3.6 De Gebruikers zijn gehouden gebruiksvoorschriften en aanwijzingen van SoftStone zorgvuldig na te komen en zijn gebonden aan de geldende gewoonten van normaal gebruik van een dergelijke Applicatie.
3.7 SoftStone en de Klant zijn niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen. Deze toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd; de toestemming verlenende partij is echter gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden.
3.8 De Klant staat het SoftStone toe enig deel van de (onderliggende) software of Applicatie te wijzigen of vervangen zonder voorafgaande toestemming teneinde een Dienst of Applicatie met een voor de Klant gelijkblijvende of verbeterde functionaliteit en kwaliteit te leveren.

4 ondersteuning

4.1 De Klant heeft recht op online ondersteuning bij gebruik van de Dienst en met betrekking tot de functionaliteit van de Applicatie. Die ondersteuning wordt verleend via een online helpdesk op de Applicatie van SoftStone. Alleen de Supergebruiker kan vragen stellen aan de helpdesk van SoftStone, Eindgebruikers kunnen vragen stellen aan de Supergebruiker. SoftStone zal zich inspannen vragen adequaat te beantwoorden. SoftStone kan niet instaan voor de juistheid en/of volledigheid van antwoorden. In de Service Level Agreement staan de garanties met betrekking tot ondersteuning.

5 geheimhouding

5.1 Zowel SoftStone, de Klant en/of Tussenpersoon zullen geheimhouding betrachten ten aanzien van bij de uitvoering van deze overeenkomst verkregen gegevens en informatie omtrent de bedrijfsaangelegenheden van de andere partij(en). In het bijzonder zal SoftStone geheimhouding betrachten ten aanzien van gegevens en informatie die met behulp van de Dienst worden opgeslagen en/of uitgewisseld. De Supergebruiker is altijd in staat in de Applicatie op te vragen onder welke gebruikersnamen een bepaalde functionaliteit is benaderd door Eindgebruikers van de Klant of door medewerkers van SoftStone.
5.2 De medewerkers van SoftStone die toegang hebben tot de Applicatie of Servers hebben individueel een geheimhoudingsovereenkomst getekend met SoftStone met betrekking tot deze opgeslagen gegevens.

6 privacy

6.1 Het gebruik van de Dienst kan verwerking van persoonsgegevens met zich meebrengen. SoftStone fungeert hierbij als onafhankelijke tussenpersoon. In die hoedanigheid zal SoftStone zich houden aan alle op haar rustende wettelijke verplichtingen. Door het aangaan van deze overeenkomst heeft de Klant de verplichting met deze persoonsgegevens van Gebruikers om te gaan in het kader van de Dienst en dient de Klant te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen. Verwerkingen met betrekking tot deze gegevens zal SoftStone alleen uitvoeren in opdracht van de Klant, of als daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
6.2 Alle medewerkers die handelen onder het gezag van SoftStone en toegang hebben tot de persoonsgegevens, zullen tevens geheimhouding betrachten ten aanzien van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, tenzij een wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht.
6.3 SoftStone zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de gegevens van de Klant te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zullen passend zijn, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten die ermee gemoeid zijn. SoftStone zal met name uiterste zorg betrachten te voorkomen dat onbevoegden ongeautoriseerd toegang verschaffen tot gegevens van de Klant.

7 intellectuele eigendomsrechten

7.1 Alle rechten van intellectuele of industriële eigendom op de Applicatie en Dienst berusten uitsluitend bij SoftStone en/of haar licentiegevers. Verlening van de Dienst houdt geen overdracht in van auteursrecht of van enig ander intellectueel of industrieel eigendomsrecht op de Applicatie. De door Eindgebruikers ingevoerde of aangeleverde datagegevens zijn eigendom van de Klant. Alle (rechten rustende op de) inrichtingen van de Applicatie zijn eigendom van SoftStone.
7.2 Het gebruik van de Dienst of Applicatie is niet overdraagbaar door de Klant of enige andere partij, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SoftStone.
7.3 De Klant verkrijgt door ondertekening van het Opdrachtformulier (en waaraan verbonden deze Algemene Voorwaarden, tesamen de Overeenkomst) het recht om gebruik te maken van de Dienst gedurende de looptijd van de Overeenkomst.

8 vergoeding en betaling

8.1 De Klant is aan SoftStone een maandelijkse vergoeding verschuldigd voor gebruik van de Dienst. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het maximum aantal Gebruikers dat in de desbetreffende kalendermaand in de Applicatie geregistreerd zijn geweest. De maandbedragen per Eindgebruiker staan vermeld in het Opdrachtformulier. Daar vermelde vergoedingen zijn – tenzij anders vermeld – in Euro’s en exclusief BTW. SoftStone heeft het recht de maandbedragen eenmaal per jaar te verhogen met een bedrag gelijk aan het CBS prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie in Nederland. SoftStone zal de Klant tenminste 1 maand van tevoren op de hoogte stellen van een voorgenomen verhoging.
8.2 De Klant is tevens alle vooraf overeengekomen bedragen schuldig voor consultancy diensten. De offerte hiervoor wordt, indien van toepassing, separaat verstrekt.
8.3 Overschrijdingen van enig voorafgesproken budget kan alleen plaatsvinden met wederzijds goedvinden en na schriftelijk akkoordverklaring van de Klant.
8.4 SoftStone of een Tussenpersoon zal de Klant maandelijks een factuur sturen voor gebruik van de Dienst. De Klant dient de in rekening gebrachte bedragen uiterlijk binnen 14 dagen na factuurdatum te betalen. Doet de Klant dat niet, dan kan SoftStone de buitengerechtelijke incassokosten plus de wettelijke rente in rekening brengen en/of de vordering uit handen geven. De kosten die daarmee zijn gemoeid komen voor rekening van de Klant.
8.5 De Klant is gedurende de looptijd van deze Overeenkomst altijd de maandelijkse vergoedingen verschuldigd voor tenminste het initieel aantal Gebruikers (zoals vermeld op het Opdrachtformulier) of, indien dit hoger is, 50% van het gemiddelde van de factuurbedragen, die betrekking hebben op het gebruik van de Dienst vanaf de ingangsdatum van de Overeenkomst.
8.6 Indien een betaling na een schriftelijke aanmaning nog niet is voldaan is SoftStone gerechtigd de toegang tot de Applicatie tijdelijk op te schorten, totdat de verplichtingen door de Klant zijn nagekomen.
8.7 SoftStone is gerechtigd, al dan niet geautomatiseerd, de in het gebruikersbeheer ingevoerde gegevens uit te lezen en deze aan te wenden om tot een correcte calculatie en facturatie te komen.

9 overmacht

9.1 Indien SoftStone als gevolg van overmacht verhinderd is om een verplichting uit deze Overeenkomst na te komen, dan is zowel SoftStone als de Klant niet tot nakoming gehouden zolang de overmacht duurt. Onder overmacht wordt mede verstaan een niet-toerekenbare tekortkoming van toeleveranciers van SoftStone.
9.2 Wanneer de overmachtsituatie langer dan 7 dagen heeft geduurd, heeft de Klant het recht om de Overeenkomst te ontbinden door een schriftelijke kennisgeving aan SoftStone. Prestaties die reeds zijn verricht, worden dan naar verhouding afgerekend, zonder dat partijen elkaar overigens iets verschuldigd zullen zijn.
9.3 Indien de Klant als gevolg van overmacht een verplichting uit deze Overeenkomst niet kan nakomen, mag SoftStone na een periode van 7 dagen deze Overeenkomst eenzijdig beëindigen. De verplichting tot betalen door de Klant blijft echter onverkort van kracht tot het tijdstip van beëindigen.

10 aansprakelijkheid

10.1 De totale aansprakelijkheid van SoftStone wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst is beperkt tot vergoeding van directe schade geleden door de Klant tot maximaal het bedrag (excl. BTW) dat de Klant in de lopende contractmaand voor het gebruik van de Dienst heeft betaald aan SoftStone tot aan het moment van de schadeveroorzakende gebeurtenis zich voordeed. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:
a) de kosten die de Klant heeft gemaakt voor het noodgedwongen langer operationeel houden van haar oude systeem of systemen en daarmee samenhangende voorzieningen doordat SoftStone op een voor haar bindende datum niet heeft gepresteerd, verminderd met eventuele besparingen die het gevolg zijn van de vertraagde prestatie;
b) redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op directe schade in de zin van dit artikel;
c) redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de Klant aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade in de zin van dit artikel.
10.2 SoftStone is niet aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie. Evenmin is SoftStone aansprakelijk voor beschadiging of verlies van opgeslagen gegevens, ongeacht of deze gegevens een geldwaarde vertegenwoordigen.
10.3 Indien zich een schadegeval voordoet en is geconstateerd, dient de Klant dat onverwijld, doch uiterlijk binnen tien (10) werkdagen (via de Tussenpersoon) schriftelijk aan SoftStone te melden. Indien dit niet geschiedt, dan vervalt ieder recht op schadevergoeding. SoftStone zal echter onverminderd proberen het probleem op te lossen.
10.4 Buiten de in de artikelleden 10.1 en 10.2 genoemde gevallen rust op SoftStone geen enkele aansprakelijkheid voor schadevergoeding, ongeacht de grond waarop een actie tot schadevergoeding zou worden gebaseerd. De in dit artikel genoemde beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van SoftStone of haar (leidinggevend) personeel.
10.5 Indien een zeker handelen van de Klant of Gebruikers aantoonbaar het algemeen werken van de Applicatie in gevaar brengt, is SoftStone gerechtigd na een eerste schriftelijk waarschuwing en schriftelijk maning een Eindgebruiker de toegang tot de Applicatie voor een zekere periode te ontzeggen of onmogelijk te maken.

11 koppelingen/integratie met derde partijen

11.1 Klant aanvaard dat gebruik van (de koppelingen/integratie van) SoftStone met externe partijen onder verantwoordelijkheid van Klant geschiedt. Klant dient zich op de hoogte te stellen van de leveringsvoorwaarden en eventueel aanvullende conditities van de betreffende leverancier.
11.2 SoftStone aanvaard geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot het algeheel functioneren van koppelingen en/of functionaliteit in omgevingen van externe partijen waarmee koppelingen en/of systeemintegraties zijn ontwikkeld.
11.3 SoftStone aanvaard geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot onjuiste plaatsing van objecten op externe websites.

12 duur en beëindiging

12.1 Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum zoals vermeld aan het begin van deze Overeenkomst, bij ontbreken hiervan op de datum van ondertekening van het Opdrachtformulier of, als dat eerder is dan beide situaties, op de dag dat een Eindgebruiker voor het eerst gebruik maakt van de Dienst.
12.2 Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd met een minimum van een(1) jaar, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, en kan na deze initiële periode van een(1) jaar door de Klant te allen tijde worden opgezegd tegen het einde van een kalendermaand met inachtneming van een opzegtermijn van twee (2) maanden. SoftStone is verplicht de Dienst ten minste gedurende de looptijd te ondersteunen en kan daarna de Dienst beëindigen met een opzegtermijn van tenminste zes (6) maanden. Beide partijen dienen de Overeenkomst schriftelijk per aangetekend schrijven te beëindigen. De contractduur voor een Service Desk gebruiker is overeengekomen met de Tussenpersoon.
12.3 De Klant zal op eerste verzoek van SoftStone een zeker hulpmiddel (zoals een Dialer) inleveren. SoftStone is gehouden de Dienst op gelijkblijvend kwaliteits- of service niveau te blijven aanbieden, zoals gedefinieerd in de Service Level Agreement, behalve het deel waarvoor dit hulpmiddel bedoeld was.
12.4 Zowel SoftStone als de Klant zijn gerechtigd zonder tot schadevergoeding verplicht te zijn deze Overeenkomst bij aangetekend schrijven geheel of gedeeltelijk te ontbinden of de ontbinding ervan in rechte te vorderen indien:
a) indien de andere partij een (1) of meer van haar verplichtingen niet is nagekomen nadat haar daartoe schriftelijk een redelijke termijn van dertig (30) dagen is gesteld om deze verplichting(en) alsnog na te komen
b) de andere partij surséance van betaling of faillissement aanvraagt;
c) de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard;
d) de onderneming van de andere partij wordt geliquideerd.

13 diversen

13.1 Op deze Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende of daarmee verband houdende geschillen is Nederlands recht van toepassing. Ieder geschil tussen de Klant en SoftStone met betrekking tot deze Overeenkomst zal worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.
13.2 Klant erkent dat de kennis en ervaring van de medewerkers van SoftStone voor SoftStone van grote waarde is, en moeilijk kunnen worden vervangen. Derhalve stemt de Klant ermee in dat gedurende de looptijd van deze Overeenkomst, alsmede achttien (18) maanden daarna geen werkgelegenheid geboden wordt, direct of indirect, via een arbeidsovereenkomst, management-overeenkomst, adviseur-schap of enige andere wijze, aan enige medewerker, werknemer of adviseur van SoftStone.
13.3 De Klant stemt erin toe dat SoftStone de naam van de Klant gebruikt in persberichten of productbrochures om daarin te vermelden dat de Klant een afnemer is van SoftStone.
13.4 Het is SoftStone niet toegestaan de gegevens uit de database van de Klant op enigerlei andere wijze aan te wenden, anders dan tot het leveren van diensten aan de Klant. Het is SoftStone toegestaan voor intern gebruik een kopie van de omgeving te gebruiken in acceptatieomgeving om de juiste werking van de omgeving van de Klant te monitoren of te toetsen aan de juiste werking van een nieuwere versie van de Applicatie.
13.5 De SLA is aan veranderingen onderhevig en kan zonder vooraankondiging gewijzigd worden, met behoud of verbetering van het Service-niveau
13.6 Onverminderd haar eigen verantwoordelijkheid, mag SoftStone bij de uitvoering van deze Overeenkomst derden inschakelen zonder dat daarvoor voorafgaande toestemming is vereist. Ook mag SoftStone haar rechtsverhouding op grond van deze Overeenkomst zonder nadere medewerking aan een derde overdragen of wijzigen, mits die overdracht plaatsvindt als onderdeel van de overdracht van (een substantieel) deel van de onderneming van SoftStone.
13.7 Afwijkingen van deze Overeenkomst zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen. Kennisgevingen op grond van deze overeenkomst moeten schriftelijk plaatsvinden, tenzij anders vermeld in deze Overeenkomst.